Jatim Newsroom - Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur menyelenggarakan Bimbingan Teknis (Bimtek) pengelolaan arsip pemerintahan desa bagi sekretaris desa/kelurahan se Jawa Timur. Kegiatan ini digelar pada 19-20 April di Surabaya.

Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jatim, Sudjono, Kamis (20/4) mengatakan sekretaris desa/kelurahan memiliki atensi yang tinggi terhadap perbaikan sistem administrasi pemerintahan desa. Mereka telah mengabdikan diri sebagai bagian dari birokrasi.

Karena itu, kata Sudjono, di bidang kerasipan Pemprov telah melatih 1.687 (23 angkatan) sekretaris desa yang tersebar di seluruh Jatim. Ada 19 pemerintah kabupaten/kota yang telah menyelesaikan program arsip masuk desa.

Menurutnya, pemerintah kabupaten/kota di Jatim telah melatih sekretaris desa/kelurahan melalui anggaran masing-masing. Setidaknya sebanyak 5.051 kelurahan sudah mengikuti pelatihan, dan masih tersisa 1.768 desa/kelurahan (23%) dari total desa di Jatim (8506 desa) yang belum terlatih.

”Kami sangat mengharapkan pemerintah kabupaten/kota yang belum menyelesaikan program arsip masuk desa akan segera menyelesaikan program ini,” tutur Sudjono.

Dia menjelaskan, UU Nomor 6 tahun 2014 tentang desa, telah memberi keleluasaan kepada pemerintah desa untuk mengatur sendiri upaya percepatan pembangunan desa, melalui kucuran langsung alokasi anggaran dari pusat ke desa.

kepala desa dan perangkatnya juga berhak atas penghasilan tetap termasuk jaminan kesehatan dan penghasilang lain yang sah menurut undang-undang.

Namun di satu sisi hal ini menjadi bumerang bagi pengelola dana desa apabila tidak dapat mempertanggungjawabkan setiap rupiah yang telah digunakan dengan sebaik-baiknya.

oleh karena itu penting bagi setiap aparat pemerintahan desa untuk memahami tertib arsip dan administrasi. Tidak hanya pemerintah, masyarakat sekarang menuntut adanya akuntabilitas kinerja dan transparansi dalam mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik.
            Menurut Sudjono posisi kearsipan menjadi sangat penting dalam menyediakan bukti pertanggungjawaban atas apa yang telah dilakukan oleh setiap pemerintah. "oleh karena itu, saya mengharapkan suadara-saudara sekalian dapat belajar dengan serius selama bimbingan berlangsung," imbaunya.

Peserta akan belajar bagaimana menciptakan arsip reliable, autentik dan legal, sehingga terhindar dari berbagai permasalahan hukum. Perlu diketahui, pemerintah desa bertanggung jawab terhadap arsip yang diciptakan, bagaimana dikelola hingga arsip tersebut disusutkan, atau pada akhirnya diserahkan ke lembaga kearsipan sebagai arsip statis.

"Di sini sekretaris desa/kelurahan sebagai penanggung jawab unit kearsipan desa perlu memahami. itu sebabnya para sekretaris desa harus belajar pengelolaan kearsipan," katanya.

Kendala
           Dikatakan Sudjono, salah satu permasalahan kearsipan adalah meningkatnya volume arsip dari waktu ke waktu. Hal ini terjadi, sering meningkatnya aktivitas di setiap lembaga pencipta. Hal ini akan menjadi problem besar, ketika volume arsip tidak terkendali, tidak terawat karena tidak tahu bagaimana harus memperlakukan atau tidak ada orang yang peduli karena dianggap sudah tidak memiliki nilai guna apapun.

Menurutnya, pola pikir seperti itu harus segera ditinggalkan. apalagi banyaknya aset bernilai pemerintah yang akhirnya beralih kepemilikan, hanya karena tidak adanya arsip yang menyertai karena hilang/rusak.

“Kami mengajak para sekretaris desa/kelurahan untuk menyelamatkan arsip di lingkungan kerja dengan mengelola arsip sedini mungkin. sarana prasarana kearsipan menjadi kebutuhan mutlak yang harus dipenuhi," ucapnya.

Hal ini dapat menggunakan sebagian dari alokasi dana desa (add) untuk pengelolaan kearsipan. Penggunaan add untuk pengelolaan kearsipan sudah mendapat izin dari menteri dalam negeri pada Gubernur Jatim melalui surat tanggal 17 februari 2012 yang kemudian ditindaklanjuti surat imbauan Gubernur Jatim pada Bupati/Walikota se-Jatim 20 april 2012.

"Dengan demikian kepala desa tidak perlu khawatir menggunakan add untuk penyelenggaraan kearsipan, setelah mendapat persetujuan badan pertimbangan desa tentunya,” tutur Sudjono.(her)